Geniş kitlelere ulaştırmak istediğiniz etkinlikler için kusursuz bir sponsorluk sunumu hazırlamak mı istiyorsunuz? O halde yapmanız gereken oldukça basit! Sizin için hazırladığımız bu rehberde etkinliklerinizi ön plana çıkaracak ve sunumunuzu ilgi çekici kılacak detaylara göz atabilirsiniz. İşte bir etkinlik sunumu hazırlığı sırasında dikkat etmeniz gereken detaylar ve çok daha fazlası.
Etkinlikler İçin Sponsorluk Sunumu Nedir?
Etkinlikler, sponsorlar tarafından desteklendiğinde güçlü altyapılarıyla çok sayıda insanın katılım sağlamasına olanak tanırlar. Etkinliğiniz proje aşamasındayken daha etkili bir noktaya ulaşmak adına etkinliğinizi sponsorların beğeneceği bir seviyeye taşımak için yapmanız gereken sadece sunum konusunda etkili bir alternatif olarak harekete geçmektir. Bu noktada etkinlik sunumu etkinliğin sponsorlara kabul ettirilmesini sağlayabilir. Ama bu kabul, bir dayatmadan ziyade etkinliğin ilgi çekici yönlerini ortaya çıkarma noktasında önemlidir.
Siz de etkinlik sunumunuzu daha etkili kılmak istiyorsanız yapmanız gereken aşağıda sıraladığımız adımları takip etmek olmalı. Doğru adımları atarak sadece kaliteli bir sunum hazırlamayacak, ayrıca etkinliğinizin başarısını da destekleyebileceksiniz. Şimdi hazırsanız sunum sürecinin kusursuz bir noktaya ulaşmasında en etkili çözümlerin neler olduğuna daha yakından bir göz atalım!
Sponsorluk Sunumu Hazırlarken Görselliğe Dikkat Edilmeli
Sunum hazırlarken görselliği göz ardı etmeniz görüşme sırasında sizi bekleyen en ciddi problemdir. Çünkü harika bir etkinliği desteklemek isteyen sponsorlar için her noktasıyla ‘İşte bu!’ dedirtecek bir etkinliğe ihtiyaç duyulmaktadır. Tam da bu noktada görsel tasarımın titizlikle gerçekleştirilmiş olmasına özen göstermelisiniz. Peki, görsel tasarım derken sadece Powerpoint ile kusursuz bir tasarım işinden mi bahsediliyor?
Görselliğin beklentileri en iyi şekilde karşılaması demek tasarımın bütünlüğü, renklerin paleti ve kusursuz bir çözümün sunulması anlamına gelir. Sunum tasarımında ilk yapmanız gereken renk paleti oluşturmaktır. Renk paleti oluştururken, logonuzdaki renklerden ilham alabilirsiniz. İkinci olarak ise logonuzun tüm sayfalarda yer alması ve yazı-görsel dengesinin iyi kurulması gerekmektedir. Yazıların görsellerden fazla olması karmaşık bir görünüm yaratabileceği gibi görsellerin yazıdan fazla olması da eksik bilgi sorununa neden olabilir. Logonuzun tüm sayfalarda yer alması, Sunumunuzun bu özellikleri taşıyor olması hazırlığın ilk aşamasının başarıyla atlatıldığının habercisidir.
Detayları Net Bir Şekilde Aktarın
Etkinliğinizin sponsorlar tarafından ilgi görmesini istiyorsanız gerekli bütün detayları paylaşmaya özen gösterin. Tabi burada anlatılmak istenen asla detaylar arasında boğulmak değildir. Çünkü pek çok sunum dosyası gereksiz detaylar içerdiğinden sponsorlar tarafından dikkate alınmaz. Bu da aslında etkinliğin potansiyelini kullanamaması adına önemli bir konudur.
Sunum dosyanızın hem detayları doğru bir şekilde içermesi hem de etkinlikle alakalı sürecin başarılı bir şekilde devam etmesi mümkün olacaktır. Bu noktada etkinliğin ne tür çözümler sunacağı, hedef kitlenin kim olduğu, tahmini katılımcı beklentisi ve sponsorluk anlaşmasının iki tarafa neler kazandıracağına dair detaylara yer verilmelidir.
Sponsorluk Sunumunda Hedef Kitlenin Önemi
Örneğin kadınlar gününe özel bir konser etkinliği organize ediyorsanız, sponsor marka kadınlara özel olarak sunduğu ürünleri ön plana çıkartabilir. Ya da erkek katılımcının ağırlıklı olacağını düşünüyorsanız, bir traş bıçağı markası ile sponsorluk görüşmesi yapmanız daha verimli olabilir. Sponsor marka, etkinlik sunumuna göz attığında kafasındaki bütün soru işaretlerini gidermelidir. Bu noktada etkinlik sunumunu hazırlayacak olan kişinin kendini sponsor firma yöneticileri yerine koyarak hareket etmesi daha başarılı bir çözüme kapı aralar.
Sponsorluk Sunumunda Tahmini Katılımcı Sayısının Önemi
Etkinlik sunumu gönderilecek markalar için tahmini katılımcı sayısı önemli bir veridir. Sponsorluklar sadece nakit desteği içermez. Sponsor firma ürün desteği ile de etkinliğinizde yer almayı teklif edebilir. Tahmini katılımcı sayısı; sponsorların ortalama kaç adet ürün desteği sunabileceklerini planlamalarına yardımcı olur. Tahmini katılımcı sayısını bir önceki etkinliğinizi baz alarak veya gerçekçi beklentilerinizi yazarak belirleyebilirsiniz.
Sponsorluk Sunumunda Medya Gücünün Önemi
Sponsorluk sunumu içerisinde sosyal medya hesaplarınızı, web sitenizi ve biletlerinizi hangi bilet platformları aracılıyla satışa açacağınızı belirtmeniz önemlidir. Sosyal medya hesaplarınızdaki takipçi sayılarınızı veya internet sitenizin trafiğini paylaşmanız etkinliğin ne kadar geniş bir çevreye duyrulacağı konusunda sponsorlara fikir verecektir. Eğer medya gücünüzün zayıf olduğunu düşünüyorsanız, Biletino gibi etkinlik bileti pazarlama platformları aracılığıyla ulaşmayı planladığınız kitlelerden bahsedin. Ayrıca eğer varsa etkinliğe katılacak influencer veya ünlü sanatçıların isimlerinide mutlaka belirtmelisiniz.
Sponsorlara Sunulacak Reklam Alanlarını Belirleyin
Etkinliğinize sponsor olmayı düşünen bir markanın, ürün, stand veya marka adının nerelerde yer alacağını açıklayıcı olarak anlatmalısınız. Örneğin ana sponsor için sahne altı veya sahne yanlarındaki reklam alanlarınızı ve boyutlarını belirtebilirsiniz. Aynı zamanda ikincil sponsorlarınız için etkinlik giriş alanları, bileklikler veya etkinlik çevresinde yaratacağınız farklı reklam alanlarını sunabilirsiniz. Sponsorluk türüne göre belirteceğiniz reklam alanları büyükten küçüğe doğru sıralanabilir. Bir festival organizasyonunda sahne çevresi etkili olabilirken, butik etkinliklerde insanların oturabileceği puf veya yer minderleri üzerindeki reklamlar daha etkili olabilir.
Siz de etkinlik planlamanızı yaparken kaliteli bir sonuç için mutlaka sponsorluk sunumunuzu titizlikle hazırlayın! Sunumunuzda kendi istekleriniz ile birlikte sponsorun beklentilerini de düşünerek hareket etmeniz daha başarılı sonuçlar ortaya çıkacaktır.
Sponsorluk Sunumunda Kullanacağınız Dil Kurumsal Olmalı
Etkinlik dosyanızda kurumsal bir dil kullanmamanız yapacağınız en büyük hatalardan biri olacaktır. Çünkü etkinliğinize sponsor olmasını istediğiniz kurumlar genellikle kurumsal kimlikleriyle ön plana çıkar. Bu çerçevede hitap şekli, kullanılan üslup ve içeriğin aktarılma şeklini titizlikle seçmeye özen göstermelisiniz. Sponsorluk anlaşması yapmak adına kurumda olumlu bir izlenim bırakmanızı sağlayacak olan üslup sayesinde benzer etkinliklerin önüne geçebilirsiniz.
Sponsorluk anlaşması gerçekleştirmek isteyen kurumların, karşılarında görmek istedikleri etkinlik ekibinin de kurumsal yapıya uygun olması değerlidir. Laubali bir üslup ve yanlış ifade tarzı ile etkinliğiniz çok iyi olsa dahi ilgi çekmeyecektir. Bu nedenle de doğru adımlar atarak sponsorluk anlaşmanızı riske atmayın!
Profesyonel Bir Logonuz Olsun
Sponsorluk sunumu hazırlarken renkleri ve görselleri kullanmak kadar size ait bir logoya sahip olmanın da avantajlı bir duruma kapı aralayacağını unutmamalısınız. Başarılı bir grafik tasarım süreci sonrasında hazırlanan logonuzu sunum dosyasının ilgili kısımlarına ekleyerek güçlü bir imaj verebilirsiniz. Çünkü basit logo etkinlik için harcanan emeğin de az olduğunu gösterir. Kendi etkinliğine emek vermeyen bir ekibe destek olmak, sponsor firmalar için vakit kaybından başka bir şey değildir.
İşinizi özenle yaptığınızı, logonuzu titiz bir şekilde seçtiğinizi ve dosyayı bir bütün olarak hazırladığınızı kanıtlamalısınız. Bu sayede sponsorluk anlaşmasına bir adım daha yaklaşabileceğinizi unutmamalısınız. Logonuzu kullanmanın size bu denli avantaj getireceğinin farkında olmasanız da kaliteli bir süreç açısından sunum dosyanızın hazırlığını titizlikle gerçekleştirin!
Tüm bu detayları başarılı bir şekilde tamamladığınızda etkinlikler için sponsor bulma konusunda arzu ettiklerinize ulaşmanız mümkündür. Ancak etkinlik dosyasının sadece hazırlanmış olması tek başına yeterli olmaz. Bu aşamada önemli olan etkinlik sunum dosyasının ilgililerine gönderilmesi de değerlidir. Peki, kusursuz bir sponsorluk sunum dosyasını kuruma iletirken neleri dikkate almalısınız?
Sponsorluk Sunum Dosyasını İletişim Kurmadan Göndermeyin
Etkinlikler için sponsor arayışındaysanız sunum dosyanızı hazırladıktan sonra kurum ile iletişime geçmeyi denemelisiniz. Sizin kim olduğunuzu ve ne amaçla dosya gönderdiğinizi bilmeyen markaların mailinize geri dönerek size sponsor olmaları hayalcilikten başka bir şey olmaz. Bu çerçevede sponsorluk anlaşması yapmayı arzu ettiğiniz firma ile öncelikle bir görüşme planlamalısınız.
Görüşme gerçekleştirdikten ve kısa süreli bir açıklamadan sonra mail aracılığıyla sunum dosyanızı iletmelisiniz. İleteceğiniz dosyanın karşı tarafça değerlendirilmesi çerçevesinde size kısa sürede dönüş yapılmasını da talep edebilirsiniz.
Dosyanın Ulaştığından Emin Olun
Etkinlik için sponsorluk dosyası göndermek istediğinizde dosyanın ulaşıp ulaşmadığından emin olmak adına farklı araçlar kullanın. Outlook üzerinden bir mail ile gönderdiğiniz dosyanızın iletildi ve okundu bilgisini almanız yeterli olacaktır. Bunun yanı sıra sponsorluk dosyasını ilettikten sonra ilgili kişiyi arayarak dosyanın ulaşıp ulaşmadığını öğrenebilirsiniz.
Tüm süreç, kaliteli bir sponsorluk ve kusursuz bir etkinlik planlaması için şarttır. Üstelik planlama yapılırken ortaya çıkacak olan soru işaretlerinin cevaplanmasında da sürekli olarak iletişimde kalmanın avantajı büyüktür. Siz de kusursuz bir yaklaşımla ve kurumsal bakış açısını yansıtarak hareket etmelisiniz. Bu sayede hem etkinliklerinizi daha ilgi çekici kılacak hem de geniş kitlelere ulaşmanın ilk adımını atabileceksiniz.
Sponsorluk Sunumunun Başarılı Olduğunu Nasıl Anlarsınız?
Etkinliğinizin sponsor bulması adına doğru yolda olduğunuzu anlamanın birkaç yolu vardır. Bu aşamada en önemli husus etkinlikle alakalı art arda gelen ilgi dolu sorulardır. Eğer kurum sizin düzenleyeceğiniz etkinlikle ilgileniyorsa her detayı öğrenmek ve kafasındaki soru işaretlerini gidermek ister. Siz de bu ipucunu değerlendirerek hareket etmelisiniz.
Sponsorluk sunumunu gönderdikten günler sonra dahi bir geri dönüş alamamışsanız olumsuz düşüncelerin mevcudiyetini kabul edip farklı bir markayı denemelisiniz.
