Müzik dinlemeyi, konserlerde sevdiğin sanatçılarla coşmayı, parlak ışıklar altında kalabalıkla eğlenmeyi seviyorsan tam yerindesin! Biletino Akademi bu yazıyı konser organizasyonuna ayırdı. Sen de konser organizasyonu yapmak için neler gerekir? diye merak ediyorsan Biletino Blog‘un önerilerine kulak vermelisin.
Bir konser organizasyonu düzenleme fikri kulağa hoş gelse de bu işin keyifli ama zor bir iş olduğunu baştan belirteyim. Konser hazırlığı pek çok unsuru dikkate alman gereken zor bir süreçtir. Konser mekanı, sanatçı sözleşmeleri, ekipman, bütçe gibi ayrıntılarla uğraşmayı göze almalısın. Üstelik bunlar sadece başlangıç için düşünülen ayrıntılar, seyirci güvenliği, sosyal medya tanıtımları gibi daha pek çok detay seni bekliyor olacak.
Ama endişe etme, konser organizasyonu yapmak için iyi bir planlama ve hazırlık sürecinin gerektirdiği ne varsa bu yazıda bulacaksın. Hadi öyleyse bir konser organizasyonu yapmak için neler gerekir, birlikte bakalım!
Konser Organizasyonu Hazırlıkları
- Konserin Konsepti Ne Olacak: İşte konser organizasyonu hazırlığına başlamak için sorulması gereken ilk soru! Hangi tür müzikle ilgili bir konser düzenlemek istersin? Rock, pop, elektronik dans müziği, indie? Bunun için öncelikle bir nabız yoklaman gerekir. Sosyal medyadan güncel ya da popüler müzik grupları ya da ses sanatçılarının kimler olduğunu araştırarak başlayabilirsin. Buna göre konserin müzik türü ve sahne alacak sanatçıları belirlemiş olursun.
- Hedef Kitle Kim: Konserin hedef kitlesi ya da katılımcısı kimler olacak? Aslında yukarıdaki soruyla da bağlantılı bir konu. Güncel şarkılarıyla ünlü, genç kesime hitap eden bir sanatçı mı, yoksa eskimeyen şarkılarıyla herkese hitap eden bir efsane mi? Bu kararı netleştirdikten sonra konser konseptin de hedef kitlen de netleşmiş olur.
- Sanatçı Sözleşmeleri: Konserin konseptine karar verdikten sonra sıra geldi seçtiğin sanatçıyla sözleşme imzalamaya. Konser vermesi için davet ettiğin sanatçıyla, ücret, konserin süresi ve performans şartlarını belirle. Unutmadan, konser sırasında ihtiyaç duyulan teknik ekipman, sahne ve izleyici düzeni gibi konular da sanatçıyla konuşulması gereken ayrıntılardan.
- Konser Mekanı: Konser için uygun bir mekan seçiminde dikkat etmen gereken noktalar var. Yaklaşık katılımcı kapasitesi, açık hava mı yoksa kapalı mekan konseri mi düzenleneceği, konser mekanını belirleyen detaylar. Sadece bu kadar mı? Mekanın atmosferi ,ses akustiği, konumu, dikkate alman gereken diğer önemli ayrıntılar. Tabi bir de teknik alt yapı var. Teknik alt yapı ekipmanların kurulumuna, ses düzenlemelerine elverişli olmalı.
- Sponsorluk: Konser organizasyonları için bir diğer önemli konu da sponsorluk! Etkin bir sponsorluk anlaşması yapmak, organizasyonun başarısı için büyük bir katkı sağlayabilir. Bu nedenle, kendine uygun sponsorlar bulmak ve onları ikna etmek için ne yapman gerektiğini iyi düşünmelisin. Eğer müzikle ilgili bir konser düzenliyorsan, müzik firmaları, müzik konusunda pazarlama çalışmaları olan markalar ya da hedef kitlesi etkinliğin kitlesiyle eşleşen ekipman üreticileri senin için uygun sponsorlar olabilir. Ancak, sponsorluk anlaşmalarını yaparken dikkatli olmalısın ve her iki tarafın da faydalanabileceği bir anlaşma yapmaya özen göstermelisin. Bu süreçte, sponsorların beklentilerini anlamak ve onlara uygun karşılıklar sunmak çok önemli. Etkinlikler için sponsorluk sunumu hazırlama ipuçlarını içeren yazımıza göz atmayı unutma.
- Ekipman Kiralama: Bir konseri en etkileyici kılan şeylerden biri de şüphesiz teknik ayrıntıların kalitesidir. Yani konser ekipmanları! Işık ve ses sistemleri, sahne, enstrüman gibi ekipmanlardan bahsediyorum. Teknik ekipmanları kiralaman gerekebilir. Bu durumda bir kaç yerden fiyat teklifi alarak bir karşılaştırma yapmalısın. Konser ekipmanlarını seçerken bütçe ve kalite asal belirleyicilerdir.
- Reklam ve Tanıtım: Bir konser organizasyonunu düzenleme hazırlıklarında, konserin duyurulması ve tanıtılması aşaması önemlidir. Günümüzde artık bu çok daha kolay bir durum aldı. Neden dersen, tabi ki internet ve sosyal medya! Konsere katılacak hedef kitlenin yaş aralığı aynı zamanda hangi internet kanallarında zaman geçirdiğini de işaret eder. Geriye doğru kanallardan tanıtım yapmak kalır; sosyal medya mecraları, yerel basın, cadde ve sokak afişleri, reklamlar aracılığıyla konserin duyurusunu gerçekleştirmelisin. Ayrıca eğer etkinlik takvimine kadar olan pazarlama süresi içerisinde özel gün pazarlaması önerilerimizi de dikkate alabilirsin.
- Konserde Güvenlik ve Sağlık: Konser sırasında seyircilerin güvenliğini ve sağlığını dikkate almak önem taşır. Güvenliği sağlayacak personel hatta acil durum ekipleri konser alanında mutlaka yer alması gereken birimlerdir. Bunun yanı sıra dikkat etmen gereken bir diğer ayrıntı da, hijyen koşulları ve Covid-19 önlemleridir. Her ne kadar salgın yok olmuş olsa da, kalabalık ortamlarda hijyeni elden bırakmamak önem taşır ve katılımcılara güven verir. Bütün bunlara karşı önlem aldığın takdirde keyifli bir konser deneyimi sağlamaman için bir neden yok!
- Biletleme ve Girişler: Konser organizasyonunda, biletlerin satışı ve girişler de önemli bir konudur. Biletlerin satışı Biletino’nun uygun komisyon oranlarına göz atabilirsin. Ayrıca, bilet satışı için bir promosyon stratejisi oluşturarak, erken dönemde biletlerin tükenmesini sağlayabilirsin. Konser günü geldiğinde, girişlerin sorunsuz bir şekilde yapılması için önlemler alman gerekiyor. Bu nedenle, girişlerde bilet kontrolü yapacak biletleme sistemlerine ihtiyacın olacak. Biletino’nun kurumsal hizmetleri arasında etkinlik gişesi sistemi ve turnike kontrol sistemleri ile bu süreçleri kolaylaştırabilirsin. Detaylı bilgi için kurumsal iletişim birimimiz ile iletişime geçebilirsin.
Konser Günü Yapılması Gerekenler
İşte beklediğin gün geldi çattı! Belki de aylar boyunca bu konser için hazırlandın ve şimdi heyecan dorukta. Her şey yolunda gidecek mi, bir eksik var mı? Son kontrolleri yapmak konseri organize den kişi olarak sana düşüyor. Hadi konser günü yapman gereken kontrollere bir göz gezdirelim:
- Ekip Yönetimi: Konser mekanının hazırlanması, sponsorlara sunulan reklam alanlarının doğru yerleştirildiğinden emin olunması, sahne için müzik ve ışık gibi teknik kurulumlar, bilet gişelerindeki sıra ve danışma personelinin kontrolü, güvenlik ekiplerinin kontrolü, telsiz veya ekip içi diğer iletişim kanallarının kontrolü, dijital pazarlama medya ekibinin kontrolü gibi başlıca kontrollerin yapılması gerekir. Tüm bunlar konser organizasyonunun yürümesi için bir ekip ya da ekipler tarafından yönlendirilmeli. Konser organizatörü olarak her ekip üyesinin çalışmasını anlamasını sağlaman ve koordine etmen gerekir. Bunun için bir yapılacaklar listesi kontrolünün olması işine yarayacaktır.
- Sanatçıyla Olan İletişim: Konser öncesi ve konser boyunca sanatçıyla iletişimde olmalısın. Sanatçının ihtiyaçlarına cevap vermek konserin de iyi bir şekilde yürümesini sağlar. Sanatçının veya müzik grubunun ekipmanlarının temini gibi konularda profesyonel ekiplerle çalışmak işini kolaylaştıracaktır. Çünkü sanatçı ekipmanları ile ses sitemlerinin uyumlu çalışması önemlidir.
- Mekanın Hazırlanması: Sahne kurulumu, ses ve ışık sistemleri, görsel efektlerin düzenlenmesi ve son kontrollerini sağlamak, konserin sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi demektir. Ayrıca hava durumu ve olası kötü hava şartlarına karşı mekanda ekstra hazırlıkların bulunması önemlidir. Anlayacağın organizatör olarak pek çok sorumluluğa sahip olacaksın 😉
- Bilet Satışı: Bilet satışı önceden online olarak yapılmalıdır. Bu konuda Biletino’da nasıl satış yapacağını Nasıl Çalışır? sayfasından öğrenebilirsin. Erken satılan biletler katılımcı profilini anlamak ve hazırlıkların kapasitesini kontrol etmek için önemlidir. Biletlerin doğru şekilde dağılımı ve müşteri soruları için girişlerde birkaç personel bulundurmak önemlidir. Hiç bilmediği bir alana gelen katılımcıları doğru alanlara yönlendirmek organizatör ve katılımcı için etkinlik alanında oldukça kolaylık sağlayacaktır.
- Konser Alanında Güvenlik: Konser alanına izinsiz girişlerden, konser sırasında kurallara uyulmaması gibi önemli konular için bir ekibi hazır bulundurman önemlidir. Biletleme işlemleri gibi yorucu kısımları profesyonel bir teknoloji ile çözmek işini bir hayli kolaylaştıracaktır. Biletino’nun bilet ve gişe sistemleri hakkında detaylı bilgi için Benzersiz Çözümlerimiz sayfamızı ziyaret edebilirsin. Konser alanında alınacak tedbirlerle, konser çok daha keyifli bir atmosferde gerçekleşir.
- Kriz Yönetimi: Konser sırasında güvenlik sorunu, acil tıbbi durumlar ya da kaza gibi beklenmedik şeyler olabilir. Konser organizatörü olarak bu tip durumlar için önceden bir planlama yaptığın takdirde, hızlıca kontrolü sağlamış olursun. Ayrıca bölgedeki Jandarma, Polis veya diğer acil yardım birimlerinden bu konuda destek isteyebilirsin. Mekan işletmesinin bu konudaki desteği önemlidir, bu konuları etkinlik mekanı ile anlaşırken mutlaka değerlendirmelisin.
Konser Sonrasında Neler Yapmalı?
Konser bitti. Ama konser organizatörü olarak senin görevin henüz bitmedi! Bir konser organizasyonu düzenlemek için yapılması gereken şeylerin içinde konser sonrası düzenlemeleri de yer alır. Öyleyse bunlara da bir göz atmanda fayda var:
- Konser Alanının Temizliği: Konser organizatörü, konser sonrasında mekanın temizlenmesi ve düzenlenmesinden de sorumludur. Konser hazırlıkları arasında bir temizlik ekibinin de yer alması gerekir. Temizlik ekibi sahne ve teknik ekipmanların ortadan kaldırılması, alanın genel temizliği, çöplerin temizlenmesi ve transferi gibi görevleri yerine getirir. Etkinliklerde beklediğinden fazla çöp ile karşılaşabilirsin bu nedenle etkinlik alanı dışındaki çöp konteynerleri için yerel yönetimlerden veya etkinlik mekanı işletmesinden destek isteyebilirsin.
- Ekipmanların İadesi: Konser organizatörü, kiralanan ekipmanların iade edilmesiyle yükümlüdür. İade işlemleri teknik ekipmanın doğru bir şekilde toplanıp ambalajlanarak, kiralandığı yere teslim edilmesini içerir. Bu süreçte ekipmanların eksik veya hasarlı olmaması için kurulum sonrası ve teslim öncesi fotoğraflarının veya videolarının çekilmesi önemlidir. Olası bir anlaşmazlıklar için kanıt niteliği taşıyabilir.
- Sanatçı İletişimi: İyi bir konser organizatörü olman için olmazsa olmaz şeyler vardır. Bunlardan biri de sanatçıyla konser sonrasında da iletişimi sağlamak ve konser hakkında geri bildirim almaktır. Sanatçının organizasyondan memnuniyeti, ödemeler, konseri başarısı mutlaka paylaşılması gereken konulardır. Böylece güçlü ve doğru ilişkiler kurarak, sonraki konser organizasyonları için de tohum atmış olursun 😉
- Bilet Geliri ve Finansman: Konser etkinlikleri tüm alış verişler gibi, katılımcılar, sanatçı, ekip ve organizatör arasında bir ödeme döngüsü içerir. Konser sonrasında organizatör olarak finansal işleri tamamlaman gerekir. Online bilet satışı konusunda deneyimli Biletino, organizatörler için anlık satış takibi ve raporlar içeren teknolojilere sahiptir. Bu verileri organizatörler ile anlık olarak paylaşır. Çevrimiçi bilet satışları ve ödeme süreleri hakkında Biletino‘dan bilgi alabilirsin. Böylece geliri kolaylıkla hesaplayarak, başta sanatçı olmak üzere ilgili tüm ekibe ödemeyi gerçekleştirmiş olursun. Kapı satışları gibi sürpriz satışları da değerlendirmeyi unutmamalısın ve kapı satışlarından elde edilen geliri alanda iyi muhafaza edebilmelisin.
- Konserin Değerlendirmesi: Konser sonrasında konsere katılım oranı, bilet geliri, katılımcıların geri bildirimleri gibi unsurlar konserin değerlendirilmesini sağlar. Büyük organizasyonlarda memnuniyet oranı çok önemlidir. En ufak bir tartışmayı bile kavgaya dönüşmeden müdahale ederek çözüme kavuşturman ve hızlı karar verebilmen önemlidir. Aynı şey tuvalet ve temizlik sorunları için de geçerlidir. Alanda geri bildirim noktaları oluşturarak katılımcılardan hızlı bilgi almak işini kolaylaştırabilir ve memnuniyeti artırabilir. Başarılı bir organizatör konser ile ilgili mutlaka bir analiz yapmalı ve sorunları not alarak sonraki etkinliklerde bu verilerden faydalanmalıdır.
- Gelecek Konserler: Tebrikler, harika bir konser organize ettin! Bir konserin başarısı konser organizatörü için madalya gibidir. Bir sonraki etkinlikler için katılımcıların övgüsü (fısıltı pazarlaması) çok önemlidir. Bu başarı sayesinde sen de yeni konser planları hazırlamaya başlayabilirsin. O zaman hiç vakit kaybetmeden kolları sıvamaya ne dersin? Gelecekte planladığın konserlerin tarihleri, sanatçı ve konsept seçimi, konser alanının belirlenmesi gibi bir sürü iş seni bekliyor. Cesaretinden ve başarından ötürü şimdiden tebrikler 🙂 Unutma Biletino tüm organizasyonlarında hep yanında!
Biletino Blog olarak bir konser organizasyonu yapmak için neler gerekir, konusunu ele aldık. Konserler ve etkinlikler hakkında merak ettiklerin için Biletino Akademi‘yi takip etmeyi unutma!
