Amacınız, dâhil olduğunuz kurum ve kuruluş için kar sağlamak mı, yoksa sosyo-kültürel fayda sağlayarak toplumsal bütünleşmeye katkıda bulunmak mı? Yanıt fark etmeksizin amaca ulaşmanızın çok rafine bir yolu var: Etkinlik. İster ticari ister sosyal nedenlerle düzenlediğiniz etkinlikler sayesinde bir ağ oluşturabilir ve hedefinize ulaşabilirsiniz.
Deneyimi paylaşmak ve iş birliği oluşturabilmek etkinlik sayesinde çok kolay. Ne var ki etkinlik organizasyonu çok da kolay sayılmayabilir. Fuar, seminer, workshop, festival… Düzenlediğiniz etkinlik hangi kategoride olursa olsun mekân seçiminden bütçe yönetimine kadar atlamamanız gereken birçok detay söz konusu.
Emek yoğun etkinlik organizasyon sürecinde en kritik iş kalemlerinden biri bütçe yönetimidir. Bütçe yetersiz geldiğinde ise aynı heyecanla etkinliği organize ederek amaca ulaşabilmenin bir yolu var: Etkinlik sponsoru bulmak. Peki, etkinlik sponsoru nasıl bulunur? Bir markayı etkinlik sponsorluğu almak için nasıl ikna edebilirsiniz? Gelin sponsor bulma sürecinde nasıl stratejiler geliştirebileceğinize birlikte bakalım.
Türkiye’de Etkinlik Sponsorluğu Almak İçin Stratejik İpuçları
Bir etkinliğin başarısı neye bağlıdır diye sorarsanız birçok unsuru sıralayabiliriz, fakat en hassasiyetle üzerinde durulması gereken konu sponsorluktur. Etkinlik sürecinde sponsorlukla ilgili birçok detayı organize etmeniz gerekir. Materyal hazırlığından sponsorluk bedelinin muhasebeleştirilmesine kadar birçok detayı ince ince ele almanız gerekir. Aksi halde hem sizin için hem de potansiyel sponsorlar için zaman kaybı kaçınılmazdır. İşte, Türkiye’de etkinlik sponsorluğu almak için kulak vermeniz gereken altın değerinde tavsiyeler:
1.İhtiyaçları Net Olarak Belirleyin
Etkinliği düzenlemek için tek ihtiyacınız bütçe mi? Ürün veya hizmet ihtiyaçlarınız için de sponsora ihtiyacınız olabilir. Örneğin, hem mühendislik desteğine hem de malzeme desteğine ihtiyacınız olabilir. Sponsorluk sunumunda hedeflerimiz bölümünde belirtmek üzere ihtiyaçlarınızı net olarak belirtmelisiniz.
2.Markaları Kategorize Edin
Etkinlik için sponsor bulmak kadar, doğru sponsoru mümkün olan en kısa zamanda bulmak da önemlidir. Doğru sponsor ile kastettiğimiz daha popüler veya daha büyük ölçekli bir marka değil, hedef kitle ve etkinliğin amacıyla uyumlu değerlere sahip olan sponsordur.
Hedef kitle ve etkinlik amacıyla uyumlu sponsoru bulabilmek için sektörel liste oluşturabilirsiniz. Bu kategorizeyi yaparken şu sorulara yanıt bulmalısınız:
- Markanın geçmişte sponsor olduğu etkinlik var mı?
- Markanın hedef kitlesi ile etkinliğin hedef kitlesi uyuşuyor mu?
- Markanın referansları etkinliğin hitap ettiği sektörde mi?
Bu sayede markanın sponsorluktaki beklentilerini önceden öngörebilirsiniz. Yanıtları bulduğunuzda markayı iletişim adresleriyle birlikte kategorize edin. Marka hakkında detaylı bilgi edinmek için web sitesi ve sosyal medya hesaplarının yanı sıra e-mail bültenlerine abone olabilir ve basın bültenlerini inceleyebilirsiniz.
Markanın pazarlama veya kurumsal iletişim sorumlusunun ismini bilmiyorsanız arama motorunda veya sosyal medya üzerinde tarama yapın. Böylece mail adresi ile direkt olarak yetkiliye ulaşarak süreci hızlandırmanız mümkün olacaktır. Yetkili kişiyle doğrudan iletişime geçmek ve markayı daha yakından tanımak için markanın sponsor olduğu etkinliklere de katılabilirsiniz.
3.5N1K ile Eyleme Geçin
Sponsorluk talep edeceğiz markayı ne kadar tanıyorsunuz? Sponsor kazanmak için markayı iyi tanımalı, markanızı iyi tanıtmalı ve etkinlikle ilgili detaylara önce kendiniz hâkim olmalısınız. Potansiyel sponsorla görüşmelerinizde size yöneltilebilecek şu soruları önce kendiniz yanıtlayabilmelisiniz:
- Sponsorluk kim için yapılacak?
- Sponsorluk hangi amaçla yapılacak?
- Etkinlikte nasıl aktivite uygulanacak? (Sosyal sorumluluk projesi mi kurumsal etkinlik mi)?
- Sponsor ihtiyacı duyulan etkinlik nerede gerçekleştirilecek?
- Sponsorluk ne zaman yapılacak?
4.Geçmiş Etkinliklerin Başarısını Net Bir Şekilde Ortaya Koyun
Bir etkinlik organizatörü olarak ikna konusunda ne kadar iyisiniz? Bir markayı etkinlik sponsorluğu almak için ikna etmenin en stratejik yolu geçmiş etkinliklerin başarısını inografik metinlerle sunmaktır. KPI (temel performans göstergeleri) tanımı net olmalıdır. Tam da bu noktada şu parametreleri kullanmanızı öneririz:
- Anketlerde ortaya çıkan memnuniyet sonucu
- Katılım oranı
- Etkinliğe özgü hastagh ile bahsedilme oranı
- Etkinlik mailine tıklama oranı
- ROI hesaplamasına göre yatırım getirisi
Tahmini ROI hesaplaması ile bütçenin üzerine yüzde kaç net değer eklediğinizi görebilmek için şu değerleri kullanabilirsiniz:
- Tahmini etkinlik bütçesi,
- Toplam katılımcı sayısı,
- Katılımcı başına yatırım (CPA)
Geçmiş etkinliklerde ve sponsor kazanacağınız yeni etkinliklerin sonunda memnuniyet düzeyini net olarak ölçmek için sosyal medyada anket paylaşabilirsiniz. Anketlerde nasıl sorular sormanız gerektiğini bilemiyorsanız şu örnekleri kullanabilirsiniz:
- Etkinliği 1’den 10’a kadar bir sayı ile değerlendirir misiniz?
- Etkinlik personeli size ne kadar yardımcı oldu? (Pek yardımcı olmadı, biraz yardımcı oldu, hiç yardımcı olmadı, çok yardımcı oldu)
- Sizce etkinlik faydalı oldu mu veya beklentinizi karşıladı mı?
- Etkinlik öncesinde yeterli bilgi verildi mi? (tüm bilgiler paylaşıldı, pek bilgi verilmedi, tüm bilgiler verildi)
- Etkinlik davetiyede/bilette belirtilen süreden uzun veya kısa değildi. Doğru mu? (Kesinlikle katılıyorum, nötr, kesinlikle katılmıyorum)
5.Rakiplerin Sponsorluklarını Takip Edin
Etkinlik sponsoru bulmak için uygulayabileceğiniz en iyi stratejilerden biri rakiplerin sponsorluklarını takip etmektir. Rakip markaların etkinliklerini takip ederek sponsor markalar hakkında detayları öğrenebilirsiniz. Biletino olarak size verebileceğimiz en net tavsiye bu etkinlikleri takip etmekle kalmayıp bizzat katılmanız olacaktır. Bu sayede yeni bir iş birliğinin temellerini atabilirsiniz.
6.Kısa ve Öz Sponsorluk Dosyası Oluşturun
Esasında etkinlik sponsoru nasıl bulunur sorusunun en net yanıtı sponsorluk dosyasıdır. Bir marka, etkinlik sponsorluğu almak için bazı soruların yanıtlarına ihtiyaç duyar. Sözünü ettiğimiz dosya tüm bu sorulara yanıt verecek şekilde hazırlanmış olmalıdır. Çünkü gerçekçi olmak gerekirse markanın asıl ihtiyaç duyduğu etkinlik için gerekenlerin sıralanmasından ziyade ne kazacağını öğrenmektir. Sponsorluk dosyasında sponsorluk bedeli de net olarak belirtilmiş olmalıdır.
İpucu: Markalar sponsor dosyasında genel geçer ifadeler ve uzun uzadıya anlatılan gereksiz detayları görmek istemez.
Etkinlik Sponsorluk Sunumu Nasıl Hazırlanır?
Etkinliğinizi hayata geçirmek için heyecanlısınız değil mi? İhtiyacınız olan sponsoru bulmak öncelikle sponsorluk dosyası hazırlamayı gerektirir. Peki nasıl? Grafiklerden ve fotoğraflardan oluşan sponsor dosyasında asıl amaç potansiyel sponsorun şu sorulara yanıt bulmasını sağlayabilmektir:
- Sponsor olduğumuzda Türkiye’nin ilgili alandaki gelişimine katkıda bulunmuş olacak mıyız?
- Etkinlik alanında logomuz yer alacak mı?
- Etkinlik duyurusunun yapıldığı sosyal medya hesaplarında markamız hakkındaki bilgiler de yer alacak mı?
- Hangi sponsorluk paketinde ne kadarlık destekte bulunup nasıl avantaj sağlayacağız? Örneğin markamız için stant açılacak mı?
Bu sorulara net bir şekilde yanıt verebilmek için sponsor dosyanızı şu bölümlerden oluşturmalısınız:
- Etkinlik hakkında bilgiler
- Etkinliğin katılımcıları
- Daha önce gerçekleştirilen etkinliğin medyadaki yansıması
- Sponsorluk hakları
İpucu: Altın, gümüş, bronz şeklinde isimlendirmeler yerine premium algı oluşturan ana sponsor, resmi sponsor ve co sponsor gibi isimleri tercih edin. Sponsorluk haklarında şu detayları kullanabilirsiniz:
- Etkinliğe katılım
- Sosyal medya paylaşımı
- Etkinlikte stand açılması veya kokteyl masası kurulumu
- Fotoğraf çekimi
- Web sitesinde sponsor firmalar sekmesinde paylaşım
- Teşekkür belgesi ve plaket taktimi
- Üründe logo baskısı
- Gala yemeğine ücretsiz katılım
Sponsorun dosyada neyi görmek istediği kadar nasıl görmek istediği de önemlidir. Burada kastettiğimiz biraz daha teknik detaylar. Örneğin, okunabilirlik açısından sponsor dosyanız 20 sayfadan fazla olmamalıdır. Dosyanızı rahatlıkla mail olarak gönderebilmek için dosya boyutunu 5 MB altında tutmalısınız.
Sponsor Bulurken Yapılan Hatalar
Etkinlik sponsoru arayışınız başarısızlıkla mı sonuçlandı? Bu durum yalnızca bütçe yetersizliğinden kaynaklanmayabilir. Genellikle asıl sorun iletişimde yapılan ve hata olduğu fark edilmeyen küçük detaylardır. Bu hatalar mail gönderme ve teslim edilen sponsor dosyasındaki hatalardır. Sponsor arayanların, etkinlik spnsoru bulmak için potansiyel sponsorlara mail gönderirken yaptığı hataları şöyle sıralayabiliriz:
- Başlıksız karmakarışık mailler göndermek veya başlıkta projenin adı yerine “sponsor olun”, “yardım talebi” gibi ifadeler kullanılması.
- Mail metnine yetkili kişinin adıyla hitap etmek yerine “sayın yetkili” gibi konunun yeterince takip edilmediğini gösteren ifadelerle başlanması.
- Aynı mailin tüm markalara gönderilmesi.
- Dönüş yapılmayan mailler için çok sık hatırlatma yapılması veya hiç hatırlatma yapılmaması.
- Mail için kurumsal mail adresi yerine gmail, hotmail gibi genel mail uzantılarının kullanılması.
- Randevu talebi için net bir tarih ve saat aralığının belirtilmemesi.
Sahadaki deneyimlerimizde sponsorluk dosyasının önceden kararlaştırılan toplantıda sunulmayıp mail ortamında paylaşıldığını görüyoruz. Oysa etkinlik sponsorluk sunumu en etkili yöntemdir. Sponsorluk yönetiminden sorumlu marka yöneticileri gelen sponsorluk taleplerini değerlendirmeye almadan önce şu sorulara yanıt arar:
- Mail başlığı profesyonel mi?
- Metinde markayla ilgili özel detaylar var mı?
- Metin ne kadar vakit alacak uzunlukta?
- Sponsorluk dosyası var mı, doğru hazırlanmış mı?
- Telefon görüşmesi nasıl geçti?
Bir markanın sponsorluk için çok fazla talep aldığını ve yaratıcı mail metinlerinin ilk izlenimi önemli ölçüde etkilediğini unutmamalısınız. Başarılı ve hatasız sponsorluk görüşmesi için sponsorluk haklarını kuruma özgü ve açık biçimde sunmalısınız.
Etkinlik Sponsorluğu Hakkında En Çok Merak Edilenler
Sponsorluk nasıl fiyatlandırılır?
Bir marka için bütçe yalnızca muhasebe detayıdır. Sponsorluk kararında, markayla uyumdan katılımcı profiline, beklenen yatırım getirisinden (ROI) güvenirliğe kadar birçok detay etkilidir. Dolayısıylaetkinlik sponsoru bulmak için etkinliğin değerini ortaya koymalısınız. Çünkü potansiyel sponsorların asıl amacı doğru partnerlik ilişkisiyle hedef kitleleriyle bağını güçlendirmektir.
Sponsorluk için hangi departman ile görüşmek gerekir?
Sponsorluk bir pazarlama faaliyetidir. Bu nedenle etkinliğe sponsor almak için markanın pazarlama yöneticisiyle veya kurumsal iletişim yöneticisiyle görüşmeniz gerekir. Bazı şirketlerde sponsorla görüşme yetkisi marka yöneticisi veya genel müdür pozisyonundadır. Sponsorluk teklifinde önemli olan nokta bütçe kontrolü yetkisi bulunan ve şirketin dışarıya açılan yüzü konumundaki biriyle görüşmenizdir.
Sponsor bulma çalışmalarına ne zaman başlanmalı?
Elbette yılın herhangi bir ayında sponsorluk talebinde bulunabilirsiniz. Öyle ki markalar alternatif fırsatları değerlendirmek için belirli bir miktarda bütçeyi yıllık bütçe planının dışında tutar. Bununla birlikte talebinize olumlu yanıt alabilmek için sponsor bulma çalışmalarına 9-12 ay önce (Ekim – Kasım – Aralık aylarında) başlamalısınız.
Etkinlik sponsorluk paketleri nasıl oluşturulur?
Sponsor kazanmak için sponsorluk talebinde kullanacağınız paketler olmalı. Bu paketleri hazırlarken yalnızca etkinlik detaylarına değil, markanın nasıl fayda sağlayacağına da odaklanmak gerekir. Böylece marka etkinliği bir yatırım fırsatı olarak görebilecektir. Ana sponsora önemli ayrıcalıklar tanıyarak paketin etkinliğini artırabilirsiniz.
Sponsorlar neden yanıtsız bırakır?
Bazen markaların yanıtsız bırakmasının veya olumsuz dönüş yapmasının nedeni yalnızca kaynakların kısıtlı olmasıdır. Bazen de iletişimde yapılan hatalar ve sunumun etkili olmaması nedeniyle süreç başarısızlıkla sonuçlanır. Sponsor kazanmak için en etkili hamle markaya göre özelleştirilmiş standardın dışında iyi bir teklif sunmak olacaktır.
Etkinliklerin dönüştürücü gücünden yararlanırken bütçe engeline takılmamak için sponsor süreçlerini doğru şekilde yönetmelisiniz. Sponsor kazandıktan sonra bilet satın alma altyapısı için Biletino’yu tercih edebilirsiniz. Etkinlik oluşturma süreçlerinde ihtiyaç duyacağınız bilgiler için Biletino Blog’u takip etmeye devam edin. Etkinlik iptali hakkında detaylı bilgi edinmek için şu içeriğimizi okumanızı öneririz: Etkinlik İptal Etmek Zorunda Mı Kaldın? Yapmanız Gerekenler ve Yasal Yükümlülükler. Yalnızca 3 adımda bilet satışı yapabilmek ve detaylı bilgi edinmek için Biletino Business’de hesap oluşturabilirsiniz.
