Asıl mesleği etkinlik organizatörlüğü olmayan bir kişiye etkinlik nedir sorusunu yönelttiğinizde yanıtı organizasyon olacaktır. Oysa organizatör için bir etkinlik yalnızca organizasyon değildir. Başarılı bir etkinlik organizatör etkinliği şöyle tanımlar: Aynı amaca yönelik birlikte hareket edebilmeyi sağlayan dönüştürücü bir eylem.
İyi bir organizatör ayrımcılığa yer vermeyen kapsayıcı bir etkinlik planlayabilmelidir. Etkinliklerin dönüştürücü gücünü daha iyi kullanabilmek için etkinlik planlama sürecinde şu sorulara yanıt bularak ilerlemelidir:
- Etkinlik için ne kadar bütçe ve zaman ayırabiliriz? Tahmini maliyetler bütçeye uygun mu?
- Etkinliğin amacına en uygun mekân hangisi?
- Katılımcı sayısı kaç?
- Konuşmacı olacak mı? Kimler ne kadar süre konuşma yapacak?
- Tanıtım için hangi stratejiler uygulanabilir?
- Etkinlik alanında veya mekânda çocuk ve yangın güvenliği önlemleri alınmış mı?
- Acil durum planı nasıl olmalı?
Tüm bu stratejileri oluşturduktan sonra geriye tek bir şey kalır: Etkinliğin amacına ulaşmasını beklemek. Ne var ki bazen farklı nedenlerle etkinlik iptal etmek gerekebilir. Bu durum genellikle kriz olarak algılansa da asıl kriz etkinliğin iptal olması değil, sürecin doğru yönetilmemesidir. Siz de etkinlik iptal etmek zorunda mı kaldınız? Yapmanız gerekenler ve yasal yükümlülükleri içeriğimizin devamında bulabilirsiniz.
Etkinlik İptalinde Yapılması Gerekenler
Binbir emekle hazırlanan etkinlikte öncelikli amaç etkinliği belirlenen takvime göre gerçekleştirebilmektir. Bazen yapılan tüm planlamalar;
- Yasal olarak mücbir sebep olarak adlandırılan doğal olaylar,
- Sanatçılardan veya katılımcılardan kaynaklanan sorunlar,
- Sponsorun geri çekilmesi gibi finansal ve operasyonel sorunlar nedeniyle uygulanamayabilir.
Etkinlik iptal etmek zorunda kaldığınızda etkinlik iptal mesajı yazıp gönder butonuna basmak için acele etmeyin! Öncelikle şu sorulara yanıt bularak analiz yapın:
- Etkinlik ileri bir saate veya başka bir güne ertelenebilir mi?
- Mekân değişikliği yapmak durumu kurtarır mı?
- Başka bir konuşmacı veya sanatçı davet edilebilir mi?
- Etkinlik online olarak gerçekleştirilebilir mi?
Tüm bu sorulara genel olarak olumsuz yanıt buluyorsanız geriye tek seçenek kalır: Etkinliği iptal etmek. Peki, etkinlik iptalinde yapılması gerekenler neler? Muhtemelen ilk yapılması gerekenin etkinlik iptal duyurusu olduğunu düşünüyorsanız. Oysa duyuru yapmadan önce tamamlamanız gereken birkaç adım var. Etkinlik iptal ettiğinizde adım adım şunları yapmalısınız:
- Bilet satışını durdurun.
- Etkinlikte sahne şovu sergilemeye veya konuşma yapmaya hazırlanan kişilerle, mekân yönetimiyle ve sponsorlarla iletişime geçin.
- Etkinliğin iptal edilmesinin nedenleri ve iade süreçleriyle ilgili şeffaf bir bilgilendirme metni hazırlayarak sosyal medya hesabınızda veya oluşturduğunuz WhatsApp grubunda paylaşın. Örneğin, sık sorulan sorular rehberi oluşturabilirsiniz.
- Etkinlik iptal duyurusu yayınladıktan sonra bilet iadesi sürecini başlatın.
- Tedarikçilerle iletişime geçerek sözleşme maddelerine göre hangi finansal işlemleri yapacağınızı netleştirin.
Bilet satışıyla düzenlenen etkinliklerde iptal durumunda bir mağduriyet söz konusu olur. Mağduriyetin giderilmesi için iade süreçlerinin sorunsuz olması bazen pek de yeterli olmayabilir. Bu durumda sonraki etkinlik için indirim kodu veya bilet hakkı tanımlayabilirsiniz.
Etkinlik İptalinde Finansal ve Yasal Sorumlulukları
Etkinliği iptal ettikten sonra acilen yapmanız gereken bilet satışlarını durdurup iptal duyurusunu yayımlamaktır. İptal durumunda tek iş kalemi bu olmayacaktır. Sponsorlardan katılımcılara kadar birçok kişiyle iletişim içinde olmanız gerekir. Sizin, katılımcıların ve bilet satış platformlarının finansal ve yasal sorumluluklarını ne kadar iyi bilirseniz süreç o kadar kolay olacaktır.
Katılımcıların Hakları ve Bilet İadeleri
Bir etkinlik hangi nedenle olursa olsun iptal edildiğinde ve gerçekleştirilmediğinde katılımcılara doğrudan iade hakkı doğar. Dolayısıyla bir etkinlik organizatörü olarak en önemli ve öncelikli sorumluluğunuz bilet ücretlerini katılımcılara geri ödemektir. Bu noktada en çok merak edilen iade süresidir. Kaç iş günü içinde iptal etmeniz gerektiğini ve iptal edilen ücretinin nasıl ve kaç gün içinde kullanıcının hesabına yansıyacağını görmek için anlaşmalı bankanız ile imzaladığınız sözleşmeyi gözden geçirmelisiniz.
6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Türk Borçlar Kanunu gereği etkinliği iptal etme nedeniniz mücbir sebepler de olsa bilet bedelini iade etmelisiniz. 2-8 iş günü içinde iade edilen tutar katılımcının hesabına yansıyacaktır. Tarih değişikliği veya mekân değişikliği gibi durumlarda katılımcılara belirli bir süre tanınır. Bu süreyi aşan veya değişiklik yapılmayan bir etkinlik için iptal talebinde bulunan bir katılımcının iade alması mümkün değildir. Katılımcıların keyfi cayma hakkının olmadığı Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği’nde açıkça belirtilmiştir.
Tedarikçilerle ve Mekânla Yapılan Sözleşmeler
Bir etkinlik düzenlediğinizde elbette tek muhatabınız katılımcılar değildir. İşin mutfağıyla, yani mekân yönetimiyle, sponsorla, catering veya animasyon şirketiyle aranızda bir iş ilişkisi kurulur. Bu ilişki sözleşmelerle hukuki bir temele oturtulur. Bu nedenle etkinlik iptal etmek durumunda kaldığınızda sözleşmeleri yeniden gözden geçirmeniz gerekecektir. Tedarikçilerle ve mekân ile sürdürülebilir sağlıklı bir ilişki kurabilmek için etkinlik iptalinde öncelikli olarak şu sorulara yanıt bulmalısınız:
- Mekânda hangi saat aralığında hangi hizmetler dâhilinde kullanım için anlaşılmıştı?
- Tarih değişikliğiyle ilgili haklar önceden belirtilmiş mi?
- Sözleşmede mücbir sebeplerle etkinlik iptali hakkında ki madde nasıl?
- Ödeme planı nasıldı?
- Sigorta yapılmış mıydı?
Etkinlik İptalinde Vergi ve Faturalandırma Süreci
Etkinlik iptal ettiğinizde şikâyetleri kolaylıkla yönetebilirsiniz; fakat finansal süreçleri doğru yönetemediğinizde cezai yaptırımlarla ve sürpriz maliyetlerle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bu tatsız durumlarla karşılaşmamak için iade faturası düzenleme, KDV ve stopaj oranları belirleme gibi iş kalemlerinde vergi mevzuatını baz almalısınız. Bu noktada en doğru yaklaşım bir mali müşavirden danışmanlık hizmeti almaktır.
Etkinlik İptalinde Sık Yapılan Hatalar
Etkinlik iptalinde bir organizatörün tek endişesi katılımcıların güvenini kaybetmek değildir. Mücbir nedenlerin dışında bir nedenle yapılan iptal durumunda markanın itibarı sarsılır. Bu nedenle iptal ve iade süreçlerinde şu hataların yapılmaması son derece önemlidir:
- Etkinlik iptalinde iptal işlemlerini ne zaman başlatmak gerektiğiyle ilgili bir netlik yoktur. Örneğin, etkinlik tedarikçiyle yaşanan bir sorundan kaynaklanıyorsa en az 1 saat önce haber vermek gerekir. İptal nedeni sokağa çıkma yasağı gibi mücbir nedenler ise en az 4 saat önce haber verilmelidir. Bu nedenle yapılan en önemli hata iptal duyurusunun son dakikaya bırakılmasıdır.
- Bilgilendirmenin farklı iletişim kanallarından aynı anda yapılması gerekir. Tek bir iletişim kanalından yapılan etkinlik iptal duyuruları “haber verilmedi” gibi serzenişlere sebebiyet verebilir.
- Etkinliğin iptal edildiğini duyurduğunuzda bilet satışını iptal etmiş olmalısınız. Satışın devam etmesi, mağduriyetle birlikte iş yapma biçimine yönelik eleştirileri de beraberinde getirir.
- Hukuki ve finansal detayları çok yönlü bir bakış açısıyla ele almalısınız. Reaktif bir yaklaşım hataları ve yaptırımları tetikleyecektir.
- Şikâyet için müşteri hizmetlerine değil ayrı bir hatta yönlendirme yapmalısınız. Aksi halde durum bir krize dönüşecektir.
Hiçbir etkinlik iptal etmek üzere yapılmaz, fakat süreci öngörülebilir hale getirmek için şu bilet kurallarını uygulamanızı öneririz.
- Etkinlik açık havada gerçekleştirilecektir. Her türlü hava koşuluna karşı hazırlıklı olunmalıdır.
- Biletlerin devredilmesi veya iade edilmesi mümkün değildir.
- Organizatör, zorunlu hallerde bilet bedelini iade etmek koşuluyla etkinliği iptal etme veya mekân ya da tarih değişikliği yapma hakkına sahiptir.
- Etkinlikte fotoğraf çekimi yapılabilir veya video kaydı alınabilir. Katılımcılar etkinlik süresince kayda alınan materyalin kullanımına izin verdiğini kabul etmiş sayılır.
- Etkinlik alanında emanet birimi yoktur. Etkinlikte yanınıza alacağınız eşyaların sorumluluğu sizdedir.
- Etkinlik alanı sevimli dostlarımız için müsait değildir. Evcil hayvanlarınız alana alınmayacaktır.
- Etkinlik alanına profesyonel ses ve görüntü araçları, yiyecek ve içecek, kesici patlayıcı madde ile girmek yasaktır.
Etkinlik İptal Etmek Hakkında SSS
Etkinlik iptal edildiğinde bilet ücreti iadesi kaç gün içinde yapılır?
Bir etkinliği iptal ettiğinizde mağduriyeti gidermek için mutlaka ücret iadesi yapmalısınız. İade sürecini başlatmanız gereken süre 2-8 iş günüdür. Tutarın banka hesabına veya kredi kartına yansıması için gereken süre her bankada farklılık gösterebilir. Süreç hesap kesin tarihine denk geldiğinde tutarın yansıması için bir sonraki ekstre dönemi beklenebilir. Kısacası etkinlik iptal edildiğinde bilet ücreti iadesi 8 iş günü içerisinde yapılır.
Mücbir sebeple (hava muhalefeti, doğal afet vb.) iptal edilen etkinliklerde iade zorunlu mudur?
Doğal afet, olumsuz hava koşulları, sokağa çıkma yasağı gibi durumlar Türk hukuk sisteminde mücbir sebep olarak ifade edilir. Bu tür durumlardan dolayı etkinlik iptal etmek zorunda kaldığınızda katılımcılara ücret iadesi yapmanız zorunludur. Türk Borçlar Kanunu (Madde 136/2 – Sebepsiz Zenginleşme) uyarınca mücbir sebeple iptal edilen etkinliklerde ödeme yapılmaması halinde yasal süreç başlatılır. Katılımcıların yanı sıra bilet satış platformu da yaptırım uygulama hakkına sahiptir.
Etkinlik iptal mesajı veya duyurusu nasıl yapılmalıdır?
Organize ettiğiniz iptal olduğunda yapabileceğiniz en kritik hata bilet satışını durdurmamak olur. İptal kararı kesinleştiğinde öncelikle bilet satışlarını durdurun. Ardından e-posta veya SMS olarak etkinlik iptal mesajı gönderin. Sosyal medya hesabınız üzerinden de etkinlik iptal duyurusu paylaşın.
Etkinlik iptal edildiğinde bilet ücreti veya komisyon iadesi yapılır mı?
Bir etkinlik iptal olduğunda organizatör bilet ücretini iade etmelidir. Katılımcının bilet ücretinin iadesini talep etmesi en doğal hakkıdır. Biletino’da organize edilen ve iptal edilen etkinliklerde her bilet için 10 TL + KDV tutarında iptal ücreti tahsil edilir. Organizatör kararıyla yapılan iptallerin dışındaki durumlarda istisnalar (bilet iptal güvencesiyle satış vb.) hariç tüketicinin cayma hakkı yoktur.
Etkinlik tarihinde veya mekânda değişiklik yapılması mümkün mü?
Mekân ile ilgili bir sorun olduğunda etkinliği iptal etmek yerine mekânı değiştirebilirsiniz. Mekân veya tarih değişikliği yapmanız durumunda bilet satış platformunu durumdan haberdar etmeniz gereklidir. Biletino’da organize ettiğiniz etkinlikle ilgili bir değişiklik olduysa destek ekibine ulaşarak katılımcılara bilgilendirme yapılmasını sağlamalısınız.
Etkinlik iptal etmek zorunda kalmak organizatörler için oldukça can sıkıcı bir durum. Ancak bu durumu doğru yönetmek sanıldığının aksine güven kaybına neden olmak yerine itibar kazandırabilir. Biletino organizatör paneli oldukça kolay. Yine de etkinlik iptalleri ve bilet iadeleri hakkında daha detaylı bilgi edinmek isterseniz canlı yardım alabilirsiniz. Etkinlik oluşturma süreçlerinizde kolaylık sağlayabilecek ipuçları için Biletino Blog’u takip etmeye devam edin.
