Çoğumuz hayatımızın bir döneminde bir etkinlikte yer almışızdır. Kimi zaman yalnızca plaza Türkçesiyle konuştuğumuz iş arkadaşlarımızla yakınlaşmış, kimi zaman ailemizle ilişkimizi sağlamlaştırmış kimi zaman da sevdiğimiz sanatçılarla coşarken stres atmışızdır. Peki, siz de bu etkinliklerde “şöyle yapılsa fena olmazdı” veya “keşke bu konuyla ilgili de bir şey yapılsa” diye düşünmüş müydünüz? Unutulmaz anlarda işin mutfağındaki isim siz olmak ister miydiniz?
Yanıtınız evet ise tam olarak doğru sayfadasınız. Etkinlik organizatörü olmak ve profesyonel etkinlik planlaması yapmak hiç de zor değil. Nasıl mı? Biletino Blog olarak bizim de pastadan pay aldığımız etkinlik dünyasında size yepyeni bir vaha açıyoruz. Gelin etkinlik organizatörlüğü yolculuğunuzu birlikte adım adım planlayalım.
Adım Adım Organizatör Olmak
Hepimizin bildiği üzere etkinliklerin amacına ulaşabilmesi tek bir koşula bağlıdır: Etkileşim sağlamak. Etkileşim oluşturabilmenin yolu ise sosyal becerilerine sahip olmaktır. Elbette etkinlik organizatörü olmak için beceriden bir tık daha fazlasına ihtiyaç var. Organizasyonel becerilerinizi, kreatif becerilerle, eğitim altyapısıyla ve deneyimle harmanlamayı başardığınızda siz de unutulmaz etkinlikler organize edebilirsiniz. İşte, adım adım organizatör olma süreci:
1.Becerilerinizi Gözden Geçirin
Bir kurumsal etkinlikte mikrofonun sorunsuz çalışması, konser alanında bilet kontrolünün hızlıca gerçekleşmesi, davetli masasındaki süslerin görüş alanını etkilememesi… Katıldığımız etkinliklerde küçük bir detay olarak gördüğümüz bu unsurların aslında bir mimar edasıyla ince ince düşünülmüş ayrıntılar olduğunu biliyor muydunuz? Etkinlik organizatörlüğü söz konusu olduğunda genellikle ilk akla gelen bilet satışı veya etkinlik iptal duyurularıdır. Oysa bir etkinlik organizatörü, stant kurulumundan çocuk oyun alanındaki ergonomik minik sandalyelere kadar her detayı titizlikle ele almalıdır. Bir başka deyişle bir B planı her zaman olmalıdır.
Etkinlik organizatörünün her zaman B planı olması aslında şu iki soruyu yanıtlamasına bağlıdır:
- Katılımcıyı organizasyona nasıl çekebilirim?
- Katılımcıyı organizasyon süresince nasıl memnun edebilirim?
Psikolojideki lastik bant teorisine dolaylı yönden işaret eden bu yaklaşım sizi başarıya götürecektir. Bu operasyonel süreci doğru şekilde yönetebilmek ise iletişim, gözlem, analiz, sonuç odaklı düşünme gibi 21. yüzyıl becerilerine bağlıdır. Bu bağlamda etkinlik organizatörü olmak istiyorsanız kendinize öncelikle şu soruları sormalısınız:
- Özgün fikirler üretme konusunda ne kadar iyisiniz?
- İyi bir dinleyici misiniz?
- Gerektiğinde risk alabilir misiniz?
- Bir ekiple çalışmak sizi mutlu eder mi yoksa bireysel çalışmayı mı tercih ediyorsunuz?
- Zor insanlarla başarılı iletişim kurabilir misiniz?
Tüm bu soruları olumlu şekilde yanıtlıyorsanız profesyonel etkinlik planlaması yapmak sizin için hiç de zor olmayacaktır.
2.Eğitimlerle Temelinizi Sağlamlaştırın
Yukarıda bahsettiğimiz becerilere sahip misiniz? Öyleyse etkinlik organizatörü olmak için iyi bir adım attınız demektir. Sıra geldi yürüdüğünüz yolu sağlamlaştırmaya. Elbette eğitimden bahsediyoruz. Organizasyon şirketleriyle kurduğumuz iş ortaklıklarına dayanarak şunu vurgulamalıyız: Etkinlik organizatörlüğünde, pratik bilgi ve deneyim teorik temelin göstergesi olan diplomadan ‘bir tık’ daha önemlidir.
Turizmle ilgili bir bölümden veya Halkla İlişkiler ve Pazarlama Bölümü’nden mezun olmadıysanız organizatörlük yapamayacağınızı düşünmeyin. Yine de organizasyon şirketlerinin Marka Yönetimi, Kurumsal Sosyal Sorumluluk gibi derslerin okutulduğu bu bölümlerden mezun olanlara öncelik verdiğini göz önünde bulundurmanızı öneririz. Sektör jargonuna aşinalık kazanmak ve etkinlik dünyası için olmazsa olmaz yeni beceriler kazanmak için sektörel sertifika programlarına katılmayı ihmal etmeyin!
3.Güçlü Bir Network Oluşturun
Etkinlik organizatörü olma yolculuğundaki ilk adımımız iletişim becerisine sahip olmaktı. Bu beceriye sahip olduğunuzu göstermenin en rafine yolu network oluşturmaktır. Aklınıza LinkedIn’de bağlantı kurmak geldi değil mi? Haklısınız, fakat kastettiğimiz tam olarak böyle bir ilişki ağı değil.
Network oluşturmaya etkinlik dünyasındaki paydaşların kurduğu derneklere veya dijital platformlara üye olmakla başlayabilirsiniz. Diğer organizatörlerle kurduğunuz etkileşim sektörel pratik kazanmanızı sağlayacaktır. Catering şirketlerinden müzisyenlere, fotoğrafçılardan mekân sahiplerine kadar tüm tedarikçilerle de iletişimde kalmanızı öneririz. Böylece iş birliğinin gücünden yararlanabilirsiniz.
4.Trendleri Takip Edin
Etkinlik organizatörlüğü yolculuğundaki ilk adımda organizatörlerin detayları bir mimar edasıyla kurguladığını ifade etmiştik. Özgün dokunuşlarıyla etkinliği amacına ulaştıran etkinlik organizatörleri psikoterapistlerle de ortak noktaya sahip: Yüksek empati.
Organizatör olmak üstelik başarılı bir etkinlik organizatörü olmak için hedef kitlenizin beklentilerini, istek ve ihtiyaçlarını doğru anlamalısınız. Bunun için en iyi yol trendleri takip etmektir. Bazen sosyal medyada viral olan bir akım düzenlediğiniz etkinliğe ilham kaynağı olabilir. Bazen de dünyanın öbür ucundaki bir ülkede gerçekleştirilen etkinliği Türk kültürüne uyarlayarak etkinlik dünyasının mutfağında adınızı büyük puntolarla yazdırabilirsiniz.
İpucu: Kurumsal etkinliklerde son dönemlerde gastronomi dünyasında popüler hale gelen degüstasyon menüsü (özel tatların küçük porsiyonlarla sunulması) bulunan bir mekânı tercih edebilirsiniz. Samimi özel gün organizasyonlarında özel piknik sepetleri hazırlayabilirsiniz.
5.Etkinlik Organizatörü Olmak İçin Başlangıç Yapın
Başarılı bir etkinlik organizatörü olmak için gereken tüm özelliklere sahip olduğunuzu mu düşünüyorsunuz? Öyleyse saha tecrübenizi artırmak için ilk adımı atmak için gecikmeyin. Organizatörlükteki kariyerinizi şekillendirirken hemen her aşamada aktif olarak görev alın. Örneğin, ikramlıkları tadabilirsiniz. Bir sonraki etkinlikte daha başarılı olmak için anket düzenleyebilir veya öneri/şikâyet kutusu oluşturabilirsiniz. Böylece bir sonraki etkinliği planlamadan önce ne yapmanız veya ne yapmamanız gerektiğini bilebilirsiniz.
Bonus: Dozunda Mizahla Anı Kurtarın
Ortadan kaybolan çiçekler, kırılan vazolar, geciken catering şirketleri… Etkinlik planlama sürecinden misafir ağırlamaya kadar organizasyonun her anında küçük aksaklıklar yaşanabilir. Etkinlik organizasyonunun ciddiyet gerektirdiğini biliyoruz, fakat insanları idare etmek için biraz mizaha başvurmanın kimseye zararı olmaz. Üstelik liderlik biraz da mizah gerektirir. Etkinlik sona erip de derin bir ‘oh’ çektikten sonra etkinliğin başarısını istatistiklerle ortaya koymayı unutmayın. Böylece bir sonraki etkinlik için motivasyon kaynağınız başarılarınız olabilir.
Etkinlik Sponsoru Bulmak İçin Ne Yapmalı?
Etkinlik sektörüne adım atan çoğu kişinin aklındaki en kritik soru şu: “Her şey tamam, peki sponsor nasıl bulacağım?” Sponsor bulma aşaması sandığınız kadar karmaşık bir süreç değil. Marka yöneticisi veya kurumsal iletişim sorumlusu ile iletişime geçmeden önce etkinlikle ilgili tüm detayları netleştirerek ihtiyaçlarınızı ortaya koymalısınız.
Sponsorluk veren markalar için sponsorluk dosyasının kaliteli hazırlanmış olması önemlidir. Kaliteli ile kastettiğimiz yalnızca kullanılan görseller veya dosya boyutu değil elbette. Hazırladığınız sponsorluk dosyası şu iki soruya yanıt vermelidir:
- Etkinlik için organizasyon şirketinin ihtiyaçları nelerdir?
- İş birliği sonunda marka ne kazanacak? (Örneğin, etkinlikte stant kurma hakkına sahip olacak mı?)
Dosyanızı sunacağınız etkinlik sponsoru bulmak için en doğru yöntem etkinlikleri takip etmek hatta etkinliğe katılarak yerinde gözlem yapmaktır. Böylece sektörün dinamiklerini tanıyabilirsiniz.
Daha Çok Etkinlik Bileti Satmak İçin Ne Yapmalı?
Kariyerinizi organizatörlük yönünde şekillendirmeye kesin olarak karar verdiyseniz veya bu pozisyonda çalışmaya başladıysanız sıra etkinlik bileti satmak aşamasına gelmiş demektir. Biletino olarak daha önce kaleme aldığımız içeriklerde de vurguladığımız üzere bilet satışlarında mucizelere yer yoktur. Etkinlik alanını doldurmak için doğru stratejileri uygulamanız yeterli. Peki, nasıl stratejiler? İşte, etkinlik bileti satmak için uygulayabileceğiniz en güçlü stratejiler:
- Etkinliğe olan ilgiyi ölçmek için “ön kayıt yaptıran katılımcılara biletlere erken erişebilecektir” şeklinde ibareyle ön kayıt alabilirsiniz. Biletlere tükenmeden erişim sağlamak veya biletleri daha indirimli alabilmek katılımcılar için cezbedici olacaktır.
- Etkinlik biletinde tek fiyat uygulaması yerine kademeli fiyatlandırma sunabilirsiniz. Farklı dönemlerde satışa sunduğunuz biletler için ‘satıldı’ ibaresinin bulunması kalan biletleri satın almak için acele etmek gerektiğiyle ilgili algı oluşturacaktır. Bilet satışında geri sayım ve son dakika teklifleri uygulayarak da hemen harekete geçme mesajı verebilirsiniz.
- Bilet satışını Pazartesi günü başlatın. Böylece Pazartesi sendromu yaşayan ve değişik bir aktivite yapmaya ihtiyaç duyan bir çalışan etkinlik fikrine tutulup rahatlamak için bilet satın alacaktır. Bu psikolojik stratejiyi hafta sonu planlarına başlanan Çarşamba gününden sonra da uygulayabilirsiniz. Böylece hafta sonu etkinlik fikirleri arayışındakiler bilet satın alma eğilimi gösterebilecektir. Bilet satışına başlamak için mesai sonrasına denk gelen 17.00-20.00 aralığını tercih edebilirsiniz.
- Etkinlik bilet duyurusunu tek bir kanaldan yapmak yerine farklı birkaç kanalda yapın. İlgiyi sürdürmek için interaktif içerikler kullanarak hatırlatma mesajları gönderin.
- Doğru platformu seçerek bilet satışlarını artırabilirsiniz. Bunun için bilet satış platformları arasında karar verirken şu sorulara yanıt bulmanız faydalı olacaktır: Platformun trafik hacmi nasıl? Platform etkinlik organizatörlerine pazarlama desteği sunuyor mu?
Bu dinamik sektörde farklı kategorilerdeki etkinlik organizasyonlarında edindiğimiz deneyime göre bileti satışı için etkinlikten minimum 1 ay öncesinde harekete geçmelisiniz. Etkinlik hazırlıklarında, sosyal medyada paylaşacağınız veya billboardlarda kullanacağınız tasarım için profesyonel grafik tasarım ajanslarıyla çalışmanızı öneririz. Yaratıcı görsellerle oluşturulan bir kapak sayesinde daha çok katılımcıya ulaşabilirsiniz.
Biletino’da Bilet Satış Süreci Nasıl?
Siz de etkinlik sektörüne yeni adım attığınız için kariyerinizin pik noktasına hemen ulaşmanızın mümkün olmadığını mı düşünüyorsunuz? Sektöre yeni adım atan organizatörlerin yaygın kanısı bu yönde, fakat doğru iş birlikleri sayesinde kariyerinizde yükselişe geçmeniz için uzun süre geçmesi gerekmez. Üstelik Biletino’nun organizatör paneli çok kolay. Süreç kısaca şöyle ilerliyor:
Etkinlik için kapak görseli tasarlanır.
- Temel detaylar oluşturulduktan sonra JPG veya PNG formatındaki kapak organizatör paneline yüklenir.
- Etkinlikte neler var, kimler katılabilir, yanınızda getirmeniz gerekenler gibi bölümlerden oluşan etkinlik açıklaması oluşturulur.
- Etkinlik kategorisi ve alt kategori seçilir. (Örneğin ana kategori anne-bebek alt kategori aktivite)
- Etkinlik bileti oluşturulur.
- Etkinlik soru-cevap alanları doldurulur. (yaş aralığı, talep edilen mönü vb.)
Biletino’da yalnızca Black Friday gibi kampanya dönemlerinde değil, her zaman etkinlik oluşturabilirsiniz. Etkinlik bileti satış süreci hakkında daha detaylı bilgi edinmek için şu içeriğimizi de okumanızı öneririz: Biletino’da Etkinlik Bileti Nasıl Satılır?
Etkinlik organizatörü olmak sosyal becerileri güçlü kişiler için merak edilen bir konudur. Sahadaki deneyimimize göre, etkinlik dünyasında başarılı olmanın sırrı çok iyi gözlem yapma becerisine, yüksek gustoya ve küratöryel pratiğe sahip olmaktır. Size harika bir haberimiz var: Biletino, kullanıcı dostu paneli, zengin içerikli yardım sayfası ve canlı destek özelliğiyle etkinlik dünyasına yeni adım atanların en büyük destekçisi. Bu yoğun ve harikulade etkinlik dünyasında işinizi kolaylaştıracak ipuçları ve daha fazlası için bizi takip etmeye devam edin.
